Документы
Порядок в проектном архиве
Разобрать архив по согласованной структуре, выделить дубликаты и подготовить реестр. Правила и сохранность проверяются отдельно.
Идёт пилот
Какую работу разбираем
Файлы одного проекта лежат в разных папках, названия не объясняют версию, а похожие документы приходится открывать вручную. Сотруднику нужен нужный документ с понятным происхождением.
Что приходит на вход
Разрешённая копия архива или доступ на чтение, правила структуры, признаки проекта и версии, перечень форматов и ответственный за документы.
Что получает команда
Реестр документов
Файлы связаны с проектами и исходными путями; состав полей согласован.
Кандидаты на дубли
Совпадения отделены от похожих названий и требуют предусмотренной проверки.
План упорядочивания
Предложения по размещению и вопросы о версиях доступны для согласования.
Разбор на учебных данных
Условная ситуация показывает логику работы и проверки. Это иллюстрация, а не подтверждённый результат внедрения.
Что приходит на вход
Учебный архив проекта P-017 содержит три файла. Сначала составляется реестр; исходные документы не изменяются.
Таблицу можно прокрутить влево и вправо.
| Что проверяем | Что обнаружено | Следующий шаг |
|---|---|---|
| Чертёж А и копия А | Содержимое совпадает | Показать как кандидатов на дубль |
| Чертёж А · редакция 2 | Название похоже, содержимое отличается | Сохранить отдельно; уточнить версию |
| Файл без номера проекта | Принадлежность не установлена | Передать вопрос ответственному |
Похожее имя не доказывает дублирование. Удаление, перенос и выбор действующей версии требуют согласованных правил и подтверждения.
Это иллюстрация сценария на вымышленных данных, а не результат запуска BusinessOS или клиентский кейс.
Что проверяем до запуска
Где нужен человек
Ответственный утверждает структуру, версии и изменения архива. На первом этапе результатом может быть только реестр и план действий.
Что проверяем до запуска
Начинаем с ограниченной копии архива. Проверяем полноту инвентаризации, различение копий и версий, сохранение исходных путей и порядок восстановления перед любыми изменениями.
Как оценить результат
Время поиска документа, полнота реестра, доля верно определённых проектов и число спорных файлов, требующих ручного разбора.
Как это связано с другими отделами
Закупки, производство и сметный отдел могут обращаться к согласованной версии документа. Права и способ доступа определяем отдельно для каждой роли.
Как работаем с вами
Вы задаёте работу и принимаете результат. Мы берём на себя техническую настройку, поддержку и развитие согласованного решения.
Запускаем
Разбираем реальные примеры и исключения, настраиваем подключения и проверяем результат вместе с владельцем процесса.
Поддерживаем
Разбираем технические проблемы и поддерживаем согласованные процессы в рамках договора.
Развиваем
Оцениваем изменения, проверяем их и обновляем систему после согласования. Новые задачи имеют свой объём и стоимость.
Начнём с вашей задачи
За 20 минут разберём, что приходит на вход, какой нужен результат и где требуется человек. После разговора определим, что проверить и какие материалы понадобятся.